Användbarhet äger

Jag har använt ett av våra systerbolags system för projekthantering i ett par projekt. Det är en sharepointsajt som ger åtkomst även till kunder. Tyvärr är det svårt att skapa en ny sajt (allt görs i Danmark, Indien?) och riktigt svårt att lägga till externa användare, dvs kunder. Kunderna har sedan ännu svårare att logga in för det är extrema krav på lösenordet innan det blir giltigt. Dessutom när kunden väljer ett felaktigt lösenord så ges ofta fel feedback på vilket av lösenordskraven som inte uppfylldes. Ett av kraven står dessutom inte med i listan över vilka krav som måste uppfyllas för att få lösenordet godkänt. Och tyvärr finns det inte heller någon möjlighet att slå av stjärnorna ******* för att se om jag lyckades skriva samma lösenord två gånger i rad, eller för att helt enkelt kunna dubbelchecka att jag uppfyllt kraven i listan. Efter några månader går dessutom lösenordet ut och då är det nästan omöjligt för kunden att lyckas få ett nytt. Jag har fått hjälpa alla kunder som jag släppt in med att komma åt projektsajten.

Allt detta tar förstås tid. Men inte nog med det. Det är pinsamt att vi erbjuder ett sådant system som fungerar så dåligt användbarhetsmässigt. Visst, det har hängt med i många år och är en del av vår koncerngemensamma infrastruktur, så det går att förstå varför det är som det är. Men jag har nu gett upp att använda verktyget för det är inte "great enough" som en av mina vänner säger.

Så idag skapade jag mitt fjärde projekt med hjälp av Google Sites. Google Sites är ett Google-verktyg för att bygga din egen lilla webbsajt. Det är ett simplet verktyg med vissa begränsningar men har massa fördelar såsom: snabbt, jag är alltid inloggad, det är enkelt att anpassa, jag kan visa upp öppnade exceldokument (dvs min projektplan) på startsidan, jag projektbloggar, enkel versionshantering på filer, enkel bugghantering med enkla listor, kan enkelt välja tema och lägga in bild för att göra sajten personlig och tilltalande.

Och nu till det häftigaste. Idag lade jag alltså upp ett nytt projekt som tidigare haft våra interna TRoom och bjöd in de tidigare medlemmarna från TRoom. Några av medlemmarna hade jag möte med och gick igenom sajten med dem. En av medlemmarna var dock inte med, utan fick bara ett mejl. Han har för övrigt aldrig lyckats logga in på TRoom. Efter ett par timmar i vårt möte går jag in på projektsajten och ser då att han inte bara varit inloggad utan även redigerat startsidan och skrivit in vilka veckor han har semester tillsammans med vår semester. Allt utan instruktioner, allt utan uppmaning, allt utan support. Så skönt och så smidigt.

Tänk vad användbarhet är viktigt och avgörande.